Accessoires souvent trouvés sur un bureau, petit, mais que possède chaque responsable au sein de l’entreprise au secrétariat, à l’agence comptable ou à la direction, le tampon a une grande utilité. Il donne plus de crédibilité envers les collaborateurs de l’entreprise, mais permet aussi d’authentifier un document ou de valider une procédure administrative. Vous pouvez trouver dans cet article quelques utilisations auxquelles la majorité des entreprises l’utilise, mais il est aussi possible de l’utiliser comme vous le souhaitez, en fonction de vos besoins.
Crédibilité gagnée auprès des collaborateurs
Une entreprise, dans le cadre de son activité est souvent amenée à collaborer avec d’autres entreprises fournisseurs, clients ou investisseurs entre autres. Elle peut ainsi s’échanger des documents. Si l’apposition de cachet d’un tampon d’entreprise n’est pas obligatoire en soi, certains prennent cette marque très importante. Des clients, fournisseurs ou autres collaborateurs ne considèrent donc pas la lettre ou le courrier sans cachet. Un tampon d’entreprise comprend en effet quelques informations d’ordre générales sur l’entreprise. Mais à part ce renseignement généralisé, il comprend aussi des éléments juridiques comme la dénomination de la société, sa raison sociale, son adresse et son capital. Ainsi, la simple vue du cachet permet d’avoir tous les éléments principaux de l’entreprise. Et à part le tampon bois servant d’entête, un cachet doit s’accompagner de signature pour se faire valoir. Ainsi, avec le cachet, le collaborateur sent plus un sentiment de sécurité et hésite moins dans la suite à donner à une requête. L’utilisation d’un tampon peut être donc banale pour certains, mais peut aider une entreprise à gagner de la crédibilité auprès d’un grand nombre de collaborateurs.
Validation de processus administratif et authentification de document
Au-delà de son utilisation pour les échanges avec les collaborateurs, le tampon d’entreprise peut aussi servir en interne. Pour approuver un devis soumis à un directeur administratif par exemple, ce dernier peut juste y apposer son cachet. Ses collègues de travail comprennent donc qu’il a acquiescé en voyant le cachet. Au niveau de la comptabilité, le tampon d’entreprise peut servir à certifier facture, devis et tous autres documents comptables. Il n’est donc pas étonnant que sur un même document, il y ait plusieurs cachets à la fois. C’est le cas si l’entité est d’une importance certaine et qu’il existe plusieurs responsables au sein de l’entreprise. C’est également le cas lors d’un recrutement de personnel. Les dossiers des candidats arrivent à l’accueil et cachetés pour indiquer leurs dates de réceptions et indiquer qu’ils sont bien reçus. Ensuite, une fois passé en revue par le responsable de recrutement, ce dernier peut utiliser son tampon entreprise pour valider un dossier qu’il juge pertinent. Il enverra alors par la suite le document au service auquel le nouvel employé sera affecté. Ce responsable de service peut , avec les cachets existants sur le document, retracer aisément devant quel organe le document est passé et lequel l’a approuvé. D’ailleurs, il existe plusieurs types de tampon notamment dateur, numéroteur ou encreurs entre autres. Des prestataires de services proposent des commandes spéciales, donc juste pour une empreinte, pour une recharge d’encre ou pour une casquette.
