Une entreprise est un système formé par un ensemble de personnes, dont les dirigeants et les collaborateurs. Donner des tâches à quelques personnes semble facile. Ceci le devient cependant moins quand il est question de gérer plusieurs personnes à la fois. Dans ce cadre, un logiciel de planning en ligne pourrait s’avérer d’une grande utilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning
Effectuer un planning est chose courante au sein d’une entreprise. Cela assure la continuité des activités ainsi que la production efficiente de la société. De prime abord, un planning sert toujours dans une entreprise afin de détailler les projets tout en suivant des intervalles de temps. En établir est crucial afin de pouvoir surveiller les capacités de telle ou telle personne dans une équipe et éventuellement, afin de distribuer les tâches selon les atouts de chacun. Un logiciel de planning en ligne est un outil conçu dans ce cadre afin d’aider le manager. Il substitue aux anciennes procédures de planning utilisant le papier. Gérer une équipe n’est pas toujours chose aisée surtout si les membres sont en nombre. L’outil informatique se veut être la meilleure alternative pour diriger un nombre conséquent de salariés. Avec l’avènement de l’ère numérique et l’évolution effrénée de la technologie, une entreprise se doit de s’adapter afin de garder sa productivité et faire face à la concurrence.
Fonctionnalités d’un logiciel de planning
Un logiciel de planning en ligne embarque en un seul outil tous les nécessaires de la gestion et du management d’équipe. En premier lieu, l’application donne un aperçu dans l’ensemble de l’état du personnel de l’entreprise. On peut donc y assigner des activités à une personne en particulier tout en ayant pris compte de ses capacités. Outre cela, un logiciel de planning en ligne permet d’organiser certains évènements majeurs dans une société comme les réunions, les interviews, les formations, sans devoir interférer dans les travaux assurant la production. Ceci est possible, car l’application donne une image très claire des temps libres de chaque équipe. On peut également y visualiser n’importe quelle information sur un collaborateur intégré à l’avance. Un outil de planning confère aussi la possibilité de gérer les congés et les absences. On peut alors y valider ces requêtes ou tout simplement les refuser. Par ailleurs, un bon logiciel de planning en ligne propose deux interfaces, dont l’un, au manager ou au service dédié au pilotage d’équipe, notamment, les ressources humaines et l’autre accessible par chaque membre du personnel. Cela dans l’optique que toute communication soit possible en temps réel entre ces deux côtés de l’entreprise. Enfin, une application de planning peut aller bien loin en proposant des solutions de facturations dématérialisées.
Avantages d’un logiciel de planning pour l’entreprise
Un logiciel de planning en ligne est une solution pertinente pour le souci de dématérialisation. En effet, les anciennes techniques de structuration et de gestion du temps et d’équipes demandaient un apport matériel conséquent. On avait l’habitude d’utiliser le papier qui lui laisse place à une énorme masse d’archives. Outre cela, les solutions informatisées requièrent un investissement en outil et matériel de pointe. Tous les deux occupent une place dans une entreprise et limitent donc les possibilités d’exploitations d’un local dans l’intérêt de la production. C’est dans ce cadre qu’un logiciel de planning en ligne se veut être l’outil idéal pour le management du personnel. Il permet d’établir un agenda personnalisé. On peut alors y fixer les dates et horaires des évènements, de savoir qui remplacera qui dans une activité en continu ? L’autre intérêt dans cela, c’est qu’il n’y nul besoin d’intervenir dans chaque service pour les informations de dernières minutes puisque toutes les données sont mises à jour en temps réel. On peut ainsi prendre connaissance d’une note venant de la direction sur les dernières directives à entreprendre. Pour le service RH, adopter un logiciel de planning en ligne offre un gain de temps considérable. En effet, les agents du service pourront se passer désormais des mails et des appels pour voir la disponibilité d’un membre du personnel. En implication à cela, l’entreprise se verra gagner en productivité. La base de cette dernière étant la gestion du temps, la société aura son système de production très optimisé.
Une bonne expérience utilisateur
Un logiciel de planning en ligne a été revu afin de le rendre aussi ergonomique que possible. Chaque utilisateur dont le personnel et la direction se sentira alors à l’aise puisque l’application est conçue pour être facile d’utilisation. De prime abord, le logiciel est accessible par le biais d’internet. On peut donc s’y rendre sur son ordinateur dans les locaux de l’entreprise. Toutefois, avec l’évolution de la technologie, on peut aller au-delà de cette limite. Aujourd’hui, un logiciel de planning en ligne peut être accédé via un appareil mobile comme un téléphone ou une tablette, et ce sous n’importe quelle plateforme que ce soit Windows, Android ou iOS… Les risques d’erreurs sont très minimes en utilisant un tel logiciel. Il suffit juste d’indiquer les horaires puisque l’outil est intuitif. Outre cela, le service RH pourra avoir un visuel global sur le planning et donc, les agents au sein du service pourront mieux prévoir et anticiper les éventuelles mutations après les validations des absences… Enfin, chaque utilisateur aura son propre compte et pourra vérifier ses actions sur le logiciel par le biais de l’historique. Le planning est donc un outil très adapté pour pallier aux différentes erreurs d’ordre humaines dans le management.
Choisir un logiciel de planning
Les logiciels de planning sont aujourd’hui en nombre sur le marché. Afin de bien choisir un logiciel de planning en ligne à adopter, il faut considérer certains critères. De prime abord, il faudrait revoir l’étendue de l’entreprise. Un personnel comptant moins de dix personnes est encore facile à gérer. L’intérêt de l’outil ne se révèle qu’à l’emploi de plusieurs équipes. Outre cela, le facteur qui axera le plus la décision reste le prix de la location du logiciel. En effet, une application web utilise des serveurs des prestataires. Il est alors recommandé de revoir le tarif selon les besoins de l’entreprise. Dans certains cas, utiliser des offres premiums s’avèrera plus bénéfique.
